Controle financeiro: Dicas de uso para micro e pequenos empreendedores

O mundo dos negócios é dividido entre startups, micro e pequenos empreendedores e grandes empresas, e cada um desses segmentos desempenham papéis diferentes em uma economia. 

Novas empresas que trazem produtos e ideias para os mercados são geralmente pequenas, pelo menos no início do ciclo de vida. 

Mais tarde, à medida que a indústria passa a se concentrar mais em produtos homogêneos, algumas empresas reduzem a curva de custos, desenvolvendo processos de produção em larga escala que exploram economias mais amplas. 

Para além de indústrias e fornecedores de soluções, pequenos negócios e escritórios corporativos também precisam realizar uma boa administração de seus produtos e serviços, bem como dos recursos financeiros, de modo a se manterem atuantes no mercado e possam se desenvolver, tornando-se grandes redes, por exemplo.

A diversidade de tamanho existe dentro desses negócios porque pequenas e grandes empresas cumprem funções diferentes nos fluxos produtivos, sociedade e na economia geral. 

Contudo, isso ocorre principalmente por conta do estabelecimento da marca, que se desenvolve conforme o tempo de atuação, iniciando as atividades mais locais e podendo crescer conforme interesse e desempenho da marca.

Para se ter uma ideia da importância da boa administração dos micro e pequenos empreendimentos, só esses negócios respondem por cerca de 27% do PIB do Brasil.

A ideia de que micro e pequenos empreendedores, em contraponto às grandes empresas, desempenham uma função econômica diferente é uma característica das teorias que explicam a coexistência do mercado competitivo em cada elemento que se encaixa. 

A diferença nas características centrais das micro e pequenas empresas em relação às grandes empresas significa que elas desempenham papéis alternados no ciclo de vida do produto.

Enquanto as grandes empresas têm mais recursos para produzir inovações tecnológicas básicas e em mais volume,  a proximidade das pequenas empresas para com os consumidores significa que são mais capazes de traduzir essas inovações básicas em novos produtos e inseri-los no mercado. Assim, podem compor uma mesma cadeia.

Reflexo sobre o controle financeiro empresarial

Todo esse fluxo se reflete no controle financeiro e na gestão do fluxo de caixa, principalmente para os micro e pequenos empreendedores. 

Esses dois conceitos estão entre os desafios mais comuns enfrentados pelos empreendedores modernos. 

A maioria dos proprietários de micro e pequenas empresas contam com um capital apertado. Ainda assim, não é preciso ser um especialista financeiro para aprender alguns segredos sobre a gestão do capital recorrente, promovendo o desenvolvimento do negócio.

Para isso, o primeiro passo é estabelecer e definir os objetivos como micro e pequenos empreendedores e fazer uma avaliação patrimonial para os devidos trâmites legais.

Com uma gestão financeira devidamente bem-sucedida, a partir da definição desses objetivos e metas de médio e longo prazo, a sobrevivência e o crescimento dos negócios empresariais se mostra mais segura e realizável. 

Um objetivo óbvio para todos os negócios é gerar receitas mais altas. Porém, é preciso definir metas mais específicas que definam as prioridades como empresa e atendimento ao mercado consumidor, promovendo objetivos alcançáveis.

Por exemplo, algumas metas importantes são:

• Diminuir custos;
• Melhorar margem de lucro;
• Otimizar o fluxo de caixa;
• Reduzir as dívidas.

Embora o objetivo principal seja sempre ganhar mais dinheiro, há mais do que apenas aumentar as vendas. 

Uma empresa também pode aumentar a receita prestando atenção aos empréstimos bancários e investimento de terceiros. 

Por isso vale verificar quanto dinheiro se pode economizar reduzindo as despesas de produção e despesas gerais, criando um orçamento de fluxo de caixa.

Dados de medição do fluxo de caixa

Os micro e pequenos empreendedores devem preparar projeções de fluxo de caixa para o próximo ano, próximo trimestre e, se a empresa estiver em terreno instável, para a próxima semana. 

Uma projeção precisa do fluxo de caixa pode deixar qualquer empreendedor em alerta sobre problemas futuros, bem antes que eles ocorram, permitindo tomadas de decisões mais ágeis e acertadas.

Para isso é preciso entender que os planos de fluxo de caixa não são vislumbres do futuro. São suposições fundamentadas que equilibram vários fatores, incluindo o histórico de pagamentos dos clientes, a própria meticulosidade na identificação de despesas futuras com sala comercial compartilhada e a relação com os fornecedores.

Os micro e pequenos empreendedores também devem prestar atenção ao assumir que os recebíveis continuarão chegando na mesma taxa que têm recentemente, que as contas a pagar podem ser estendidas tanto quanto no passado.

Isso porque alguns desses aspectos são variáveis, assim, é importante acompanhá-los para mensurar o caixa a longo prazo, mas não se ater ao valor como se fosse fixo, criando uma margem de segurança para as operações.

Isso se reflete quando são incluídas as despesas focadas em melhorias de capital, juros de empréstimos e pagamentos de fornecedores, devendo considerar as flutuações de vendas sazonais.

Como fazer o acompanhamento do fluxo de caixa de forma efetiva?

Pode-se começar a projeção de fluxo de caixa adicionando capital disponível no início do período com outro caixa a ser recebido de várias fontes. 

No processo, o empreendedor deve coletar informações de vendedores, representantes de serviços, cobranças, despesas com trabalhadores, possíveis créditos existentes e até investimentos e empréstimos.

Com base nessas informações, junto ao departamento financeiro ou serviço de contabilidade preço acessível para micro e pequenos empreendedores, os gestores podem tabelar as entradas e saídas financeiras com precisão.

A segunda parte ao fazer projeções precisas de fluxo de caixa é o conhecimento detalhado dos valores e datas dos próximos desembolsos e entradas de caixa, considerando as transações recorrentes. Isso significa não apenas saber quando cada centavo será gasto, mas em quê. 

Tal processo deve ser feito para estimar os valores previstos para os próximos meses e identificar a saúde financeira do negócio e quais ações tem despendido mais atenção e o que pode ser otimizado.

Por isso é importante ter um item de linha dentro da projeção para cada desembolso significativo, incluindo:

• Aluguel;
• Estoque pago em dinheiro;
• Honorários profissionais;
• Impostos retidos ou a pagar;
• Publicidade;
• Salários e vencimentos.

Mesmo que tudo isso possa parecer difícil para micros e pequenos empreendedores, ao preparar projeções, o proprietário de um negócio se mostra preocupado e atento com tudo que ocorre ao redor e no dia a dia da empresa.

As projeções têm tanta significância quanto os planos de negócios e declarações sobre a missão de uma empresa, e como tudo está para um planejamento de longo prazo, proporciona o crescimento alinhado do negócio, evitando investimentos equivocados. 

Dicas de controle financeiro para empreendedores

De qualquer maneira, o mais importante para qualquer empresário é educar-se quanto a saúde financeira e o controle de gastos. 

Ao compreender as habilidades básicas necessárias para administrar uma startup, uma micro ou pequena empresa, os empreendedores devem saber como realizar tarefas simples de contabilidade, solicitar um empréstimo ou elaborar demonstrações financeiras, ou mesmo saber o que solicitar e cobrar junto aos profissionais que ficarão responsáveis por esses aspectos burocráticos.

Dessa forma, micro e pequenos empreendedores podem criar um futuro financeiro estável e evitar o fracasso. 

Além da educação, manter-se organizado é um componente importante da boa gestão do dinheiro. Para isso, acompanhe as dicas a seguir. 

1. Receba pelo trabalho como empreendedor

Se uma pessoa está administrando uma pequena agência de intercâmbio em SP, pode ser fácil tentar colocar todo o investimento nas operações do dia a dia. Afinal, esse capital extra, muitas vezes, pode ajudar muito o empreendimento a crescer. 

Ainda assim, micro e pequenos empreendedores não devem ignorar o próprio papel na empresa e devem se compensar adequadamente. 

Isso vai garantir que as finanças pessoais e empresariais estejam devidamente alinhadas com as propostas particulares e de negócios. 

Por isso, estabeleça um salário para si e para os demais sócios, bem como o valor necessário para reinvestimento na empresa. Com isso a administração e continuidade do negócio ficará mais clara.

1. Invista no crescimento empresarial

Além de garantir o pró-labore, micro e pequenos empreendedores devem reservar capital financeiro e procurar oportunidades de crescimento. 

Isso pode permitir que uma empresas de energia solar na Bahia, por exemplo, prospere e se mova em uma direção financeira saudável. 

Além de levar a inovações e atrair mão de obra qualificada, demonstra que está disposta a investir no futuro.

Os clientes sempre apreciam o aumento do nível de serviço e veem a preocupação em evoluir e aperfeiçoar o negócio, valorizando ainda mais a marca. Além disso, os funcionários gostam quando enxergam investimento tanto na empresa quanto nas carreiras dos profissionais envolvidos com a empresa. 

Em última análise, os empreendedores criarão mais valor para o negócio.

1. Crie bons hábitos financeiros

Estabelecer protocolos financeiros internos, mesmo que seja tão simples quanto dedicar um tempo definido para revisar e atualizar informações financeiras, pode ajudar bastante a proteger a saúde da empresa. 

Afinal, acompanhar as finanças pode ajudar a mitigar fraudes ou riscos.

Algumas empresas percebem que pode haver falta de tempo e dinheiro, ou então recorre a recursos tecnológicos desatualizados. Isso pode comprometer o desenvolvimento do negócio e a concentração/destinação correta de recursos para o desenvolvimento.

Entretanto, isso não deve impedir qualquer micro e pequenos empreendedores a implementar um controle interno. Afinal, o controle e verificação de processos é fundamental para garantir a saúde e o uso correto de recursos.

Isso é particularmente importante quando a empresa, mesmo pequena, conta com funcionários capacitados e que podem melhorar a produção de projeto energia solar preço e se desenvolver junto a firma, por exemplo.

Assim, é preciso identificar esses profissionais que se dedicam realmente e valorizam o negócio. Isso é potencializado com o acompanhamento de processos e produtividade.

Mais ainda, controles internos fracos podem levar a fraude ou roubo de funcionários e podem, potencialmente, causar problemas legais se a empresa ou um funcionário não cumprir determinadas leis.

1. Monitore os livros-caixa

Mesmo que pareça óbvio, não é incomum que ocorram negligências e esquecimentos em relação a esse processo. 

Assim, é preciso monitorar adequadamente os livros-caixa, sendo uma prática das mais importantes quanto ao controle financeiro interno. 

Micro e pequenos empreendedores devem fazer o possível para reservar um tempo a cada dia ou mês para revisar e monitorar os livros de entrada e saída financeira, mesmo quando se trabalha com uma organização de gestão financeira para pequenas empresas.

Isso permite uma familiaridade com as finanças do negócio, além de avaliar potenciais riscos e inadequações financeiras.

1. Concentre-se no controle financeiro e ROI

Medir os gastos e o ROI (Return Over Investiment), ou retorno do investimento, pode fornecer uma visão clara de quais investimentos fazem sentido e quais podem não valer a pena continuar.

Os micro e pequenos empreendedores devem ter cuidado com os investimentos, mesmo que pareçam oportunidades únicas. Afinal, o capital de giro e os valores direcionados para campanhas de marketing e melhoria do negócio tendem a ser mais controlados.

Assim, é necessário identificar as ações mais efetivas para trazer lucro e, por isso, é preciso identificar o ROI em cada uma das receitas e despesas. 

Conclusão

Estar entre micro e pequenos empreendedores pode ser, ao mesmo tempo, emocionante e desafiador. 

A melhor chance de uma pessoa que se identifica com esse setor, quando se dedica e compreender os meandros do mundo dos negócios, é que tem a oportunidade de aumentar o capital investido. 

A parte desafiadora é que pode perder dinheiro se não administrar de maneira adequada.

Por isso, qualquer pessoa que se identifica com o empreendedorismo deve se equipar com habilidades de gestão financeira, essencial para o sucesso de qualquer tipo de negócio. 

Há muitas maneiras de manter as finanças nos trilhos. Tudo começa com o estabelecimento de metas claras. Em seguida, rastrear e registrar adequadamente as despesas, desde a compra de peças para compressor de ar para o espaço até serviços terceirizados.

Manter tudo separado de despesas pessoais e conquistar uma boa pontuação de crédito, economizar, criar um fundo de emergência e estar sempre informado e atento são outros aspectos  fundamentais para a saúde financeira e melhor controle dos fluxos.

Todas essas práticas recomendadas devem ajudar micro e pequenos empreendedores a construir a riqueza e alcançar o sucesso nos negócios a longo prazo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.